Gemeente Valkenburg aan de Geul heeft de termijn voor de aanvraag verschillende keren aangepast om de organisatie in de gelegenheid te stellen de benodigde stukken aan te leveren. BIZ en een externe partner hebben alles in het werk gesteld om deze stukken zo compleet mogelijk te maken. Doordat daarbij andere partijen ingeschakeld moesten worden, gerelateerd aan de omvang van het evenement en de tijdsdruk, is dat niet gelukt.
Tot grote spijt van BIZ en met pijn in het hart moet wethouder Kevin Rouwette besluiten dat de vergunningaanvraag niet in behandeling kan worden genomen. Rouwette: “Die termijnen zijn er natuurlijk niet voor niets. We hebben toch echt enkele weken nodig zodat ook de politie en brandweer in de gelegenheid zijn om te beoordelen of aan alle veiligheidseisen wordt voldaan. Er komen heel veel mensen naar zo’n evenement. Dat brengt verantwoordelijkheid met zich mee zowel voor BIZ als organisator alsook voor de gemeente als vergunningverlener. We willen beiden geen enkel risico nemen als het gaat om de veiligheid van bezoekers en deelnemers.”
De ontgoocheling bij BIZ is groot. Ken Heugen CityCoach namens de BIZ: “We stellen niet alleen zo’n 100 ondernemers teleur maar ook duizenden bezoekers en zo’n 90 marktkraamhouders die zich al hebben aangemeld.” De wethouder begrijpt de teleurstelling bij alle betrokkenen: “Ik deel die frustratie. Het is altijd het doel van onze medewerkers om evenementen en initiatieven zo goed mogelijk te ondersteunen en te faciliteren. Ze hebben ook nu alle medewerking verleend en die tot het uiterste gerekt. Maar op een gegeven moment is de rek eruit en kunnen we niet anders dan de vergunningaanvraag buiten behandeling stellen omdat die niet volledig is. Niet vanwege administratieve redenen maar omdat veiligheid boven alles gaat.”
BIZ Valkenburg en de gemeente hebben begrip voor elkaars standpunten. Ondanks de teleurstelling rekenen beide partijen op een goede samenwerking voor een volgende editie van de Bokkemert in 2024.